Digitales Berichtsheft für IHK-Betriebe – einfach starten mit Azubiheft

Bis wann kann das Digitale Berichtsheft der IHK genutzt werden?

Das Digitale Berichtsheft des IHK-Serviceportals kann bis zum 31.12.2026 uneingeschränkt genutzt werden. Ab dem 01.01.2027 steht die Anwendung nicht mehr produktiv zur Verfügung.

Wann kann mein Unternehmen mit der neuen Lösung starten?

Sobald die zuständige IHK freigeschaltet ist, kann sich Ihr Unternehmen im Portal anmelden.

Ist die neue Lösung rechtzeitig für neue Ausbildungsjahrgänge verfügbar?

Ja. Unternehmen können sich registrieren, sobald die Freischaltung durch die IHK erfolgt ist.

Bis wann muss die Umstellung erfolgen?

Neue Auszubildende sollten direkt zu Beginn des Ausbildungsjahres mit der neuen Lösung starten. Bestehende Anwender sollten spätestens bis Ende 2026 umgestellt sein.

Werden bestehende Berichtshefteinträge automatisch übernommen?

Nein. Bestehende Einträge werden nicht automatisch in die neue Lösung übernommen.

Wie können bestehende Berichtshefte übertragen werden?

Das bestehende Berichtsheft kann von Auszubildenden als PDF aus dem Digitalen Berichtsheft exportiert und anschließend in der neuen Lösung als Anhang hochgeladen werden.

Müssen Auszubildende frühere Berichte nachtragen?

Nein. Das System erkennt den Ausbildungsbeginn automatisch und markiert vergangene Zeiträume als „geführt“. Ein Nachtragen ist nicht erforderlich.

Was gilt für laufende Ausbildungen im 1. bis 3. Lehrjahr?

Auch bei laufenden Ausbildungen wird der bisherige Zeitraum automatisch berücksichtigt. Alte Einträge müssen nicht nachgepflegt werden.

Bleiben alte Berichtshefte nach der Abschaltung verfügbar?

Nein. Ab dem 01.01.2027 ist kein Zugriff auf das Digitale Berichtsheft mehr möglich.

Was ist beim Export alter Berichtshefte zu beachten?

Alle Berichtshefte müssen bis Ende 2026 exportiert werden. Darauf wird in der Anwendung regelmäßig hingewiesen.

Werden Benutzerkonten und Unternehmensdaten übernommen?

Alle Berichtshefte müssen bis Ende 2026 exportiert werden. Darauf wird in der Anwendung regelmäßig hingewiesen.

Wie können Benutzer in der neuen Lösung angelegt werden?

Benutzer können manuell angelegt oder per Excel-Import übernommen werden.

Ist die Nutzung kostenfrei?

Die Kosten für die Berichtsheftführung hängen vom Lizenzierungsmodell der jeweiligen IHK ab. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise Ihrer IHK.

Gibt es Zusatzkosten?

Nein. Zusatzkosten entstehen nur dann, wenn sich Ihr Unternehmen für die Nutzung weiterer Funktionen der Nachfolgelösung entscheidet, zum Beispiel für Notenspiegel, grafische Einsatzplanung oder Feedbackbögen. Dann werden zusätzliche Softwaremodule (Add-ons) kostenpflichtig.

Warum werden auf der Anbieter-Website Preise angezeigt?

Die Nutzung im IHK-Lizenzmodell erfolgt über die spezielle IHK-Seite: www.berichtsheft-ihk.de. Dort gelten die IHK-spezifischen Konditionen.

Können auch HWK-Auszubildende die Plattform nutzen?

Ja. Bitte beachten Sie: In diesem Fall werden die Kosten nicht von der IHK übernommen.

Ist die neue Lösung benutzerfreundlich?

Ja. Die Anwendung ist einfach und intuitiv aufgebaut.

Wer kann auf Berichtshefte zugreifen?

Je nach Rolle können zum Beispiel Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte und die Ausbildungsleitung Zugriff erhalten.

Gibt es Benachrichtigungen?

Ja. Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail.

Können Dokumente angehängt werden?

Ja.

Ist die Lösung mobil nutzbar?

Ja. Es gibt eine App für Auszubildende und Ausbilder.

Können Ausbildungsrahmenpläne hinterlegt werden?

Ja. Standard-Rahmenpläne sind vorhanden; eigene Pläne können importiert werden.

Ist die Nutzung über mehrere Standorte möglich?

Ja. Die Lösung kann auch in Unternehmen mit vielen Standorten genutzt werden. Diese Funktion muss vom Anbieter für Sie freigeschaltet werden. Es entstehen keine Zusatzkosten.

Kann die Lösung für verschiedene Ausbildungsbereiche genutzt werden?

Ja, das ist problemlos möglich.

Gibt es Schulungen oder Webinare?

Ja. Geplant sind folgende Termine:

30.06.2026, 09:00–10:00 Uhr

30.07.2026, 09:00–10:00 Uhr

31.08.2026, 09:00–10:00 Uhr

22.09.2026, 09:00–10:00 Uhr

Gibt es ein Onboarding für Nutzer?

Für Auszubildende ist kein separates Onboarding erforderlich. Für Ausbilder und Administratoren stehen Erklärvideos und Schulungen zur Verfügung.

Wer hilft bei Problemen?

Der Support wird vollständig durch den Anbieter übernommen – per E-Mail (support@ora-software.de) und Telefon.

Wie stabil ist die Plattform?

Die Lösung weist eine Verfügbarkeit von 99,95 % auf.

Gab es bisher Performance- oder Login-Probleme?

Nein. Laut Anbieter sind keine bekannt.

Wie sicher sind die Daten?

Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet. Die Lösung ist DSGVO-konform, das Rechenzentrum ist ISO 27001-zertifiziert, und es finden regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsfirmen statt.

Werden zukünftig alle IHKs dieselbe Lösung nutzen?

Nein. Bitte beachten Sie die Ankündigungen Ihrer zuständigen IHK. Die bislang teilnehmenden IHKs können Sie auf der Registrierungsseite einsehen.

Unsere Einladung kam über eine bestimmte IHK. Können mehrere Standorte oder unterschiedliche IHK-Bezirke gemeinsam dieselbe Lösung nutzen?

Ja, das ist möglich.

Bei mir wird keine kostenlose Lizenz angezeigt. Was kann ich tun?

Das liegt daran, dass Ihr Account keiner IHK zugeordnet ist. Melden Sie sich beim Anbieter unter support@ora-software.de. Dieser kann Ihren Account nachträglich einer IHK zuordnen.

Kann ich gleichzeitig verschiedene Arten von Berichtsheften für einen Auszubildenden nutzen?

Ja. Neben den regulären Berichten können zusätzlich sogenannte Fachberichte erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Erklärvideo.

Wie funktioniert die Freigabe von Berichten während des Blockunterrichts?

Die Berichte aus dem Blockunterricht können von den Ausbildern im Unternehmen freigegeben werden. Alternativ stehen den Lehrkräften kostenfreie Zugänge zur Verfügung, sodass sie die Berichte selbst freigeben können, wenn sie dies möchten.

Werden Auszubildende informiert, wenn ein Bericht freigegeben oder abgelehnt wurde?

Ja. Auszubildende werden automatisch benachrichtigt, sobald ein Bericht freigegeben oder abgelehnt wurde.

Ist eine zusätzliche Genehmigung durch den Ausbilder erforderlich, wenn der Ausbildungsbeauftragte bereits freigegeben hat?

Das hängt vom eingestellten Genehmigungsverfahren ab.

Können Eltern bei minderjährigen Auszubildenden mitunterzeichnen?

Nein. In diesem Fall kann ein Vordruck ausgedruckt, vom Auszubildenden und den Erziehungsberechtigten unterschrieben und anschließend als Foto oder Scan hochgeladen werden.

Können bestimmte Bereiche aus dem Add-on wie Fehltage, Notenspiegel oder Feedbackbögen ausgeblendet werden?

Ja, einzelne Funktionen können ausgeblendet werden.

Kann während einer laufenden Ausbildung vom Papier-Berichtsheft auf die digitale Lösung gewechselt werden?

Ja. Ein Wechsel vom Papier-Berichtsheft auf das digitale Berichtsheft ist jederzeit möglich.

Wie läuft der Umstieg ab, wenn mein Auszubildender bisher ein Papier-Berichtsheft geführt hat?

Bereits handschriftlich geführte Berichte können eingescannt und als PDF hochgeladen werden.

Kann die IHK das Berichtsheft online einsehen?

Nein. Die IHK hat keinen direkten Online-Zugriff auf das Berichtsheft. Für die Einreichung muss das Berichtsheft als PDF exportiert und anschließend im Portal der IHK hochgeladen werden.

Erkennt die IHK automatisch, dass wir das Berichtsheft digital führen?

Nein. Die IHK wird darüber nicht automatisch informiert. Ob das Berichtsheft digital geführt wird, geben Sie bereits im Ausbildungsvertrag an.

Kann die IHK jederzeit Einsicht in das Berichtsheft anfordern?

Nein. In der Regel werden die Berichtshefte erst zur Zwischen- oder Abschlussprüfung angefordert.